Tra gli strumenti informatici che la moderna tecnologia mette a disposizione degli Enti e delle Aziende, per fornire una soluzione ai problemi che inevitabilmente crea la gestione della massa cartacea documentale, l'archiviazione ottica-digitale rappresenta attualmente la soluzione più avanzata e che garantisce i maggiori vantaggi: ISOS è la soluzione ottimale per archiviare elettronicamente e gestire l’archivio documentale in sicurezza ed efficienza.

ISOS, collegato direttamente al sistema informatico di gestione delle pratiche URBIX, consente di organizzare i documenti archiviati secondo logiche e criteri molteplici, effettuare la ricerca tramite un numero illimitato di chiavi logiche, consente l'accessibilità immediata alle informazioni richieste nonché la riproduzione a video, su stampanti o addirittura su internet.

ISOS offre innovative capacità di acquisizione e memorizzazione compressa. Tale caratteristica consente di archiviare in modo digitale una notevole quantità di documenti riducendola però di dimensioni (con compattamento ed estrazione automatica) quando non è visionata!

ISOS offre una eccezionale garanzia di integrità dei dati grazie alla sicurezza assicurata da funzioni hashing che controllano l’impronta elettronica dei files collegati (condizioni previste dal C.N.I.P.A. - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione).

ISOS garantisce funzioni di sicurezza per un accesso protetto ai documenti, difatti al fine di garantire la necessaria riservatezza dei dati,  ISOS  possiede una sofisticata gestione di Passwords con multipli livelli di accesso al sistema, secondo delle abilitazioni dell’utente, e con doppio controllo dei permessi.
Nella versione Client/Server è inoltre possibile garantire un accesso protetto ai documenti dell’archivio in modo che, se un documento è riservato, non solo non sia accessibile da ISOS dagli utenti che non hanno i diritti, ma neppure da un accesso diretto al file system del server su cui risiedono.

Il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze inerente le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto" impone delle regole rigorosissime per quanto riguarda il processo di memorizzazione ottica dei documenti al fine di poter raggiungere, in ultima analisi, anche alla eliminazione dell’archivio cartaceo.

L’utilizzo costante e completo di ISOS potrebbe anche consentire la eliminazione della enorme mole di archivi cartacei. Ovviamente la distruzione dei documenti analogici d'origine può avvenire solo al termine del processo di conservazione sostitutiva; inoltre la digitalizzazione sul supporto di memorizzazione deve comportare l’apposizione della marca temporale e della firma digitale come strumenti di validazione dei documenti ai quali si assicurano così l’integrità e la certezza della data di archiviazione attribuita, nonché l’apposizione della firma del responsabile dell’archiviazione.

ISOS permette infine di masterizzare il risultato delle scansioni (su supporto DVD) consentirà la distribuzione dei documenti a qualsiasi livello periferico, costituendo un evidente vantaggio del sistema che riguarda sia documenti prodotti da supporto cartaceo, che da dati provenienti da spool di stampa.

ISOS per la gestione dei dati sfrutta il potente motore DataBase NexusDB, un client/server reale che NON usa driver lenti come gli ODBC. Inoltre consente di gestire agevolmente tabelle di oltre 16 Terabytes (!!) cadauna, (per dare un’idea: alcuni clienti usano tabelle con oltre 500.000.000 di record). In realtà l’unico limite all’archiviazione è data soltanto dal sistema operativo e dagli hard disk utilizzati sul server hardware.