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Urbix Protos

La JPSOFT, leader in Sicilia nella produzione di sistemi informatici e di soluzioni per gli Enti Locali, è lieta di proporre la nuovissima release di Protos  ver 4.06.
Protos  è il sistema software più completo, versatile e di facile utilizzo oggi presente sul mercato per la gestione Amministrativa dei procedimenti legati al controllo della corrispondenza, in entrata e in uscita, conforme sia alle direttive di classificazione ministeriali che a quelle, rigorosissime, del C.N.I.P.A. (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione)

Protos  consente di rendere più snella ed efficiente la gestione delle comunicazioni e dei documenti protocollati. Eventualmente interfacciabile con procedure informatiche utilizzate da altri settori, consente di seguire tutte le azioni che coinvolgono ciascun documento, l’inserimento di una Pratica od un Fascicolo ed i trasferimenti entro e fuori dall’Ente. Protos è uno strumento indispensabile per l’organizzazione  dei flussi documentali da e per l’Ente che per la ricerca della corrispondenza.

Oltre allo svolgimento delle normali attività organizzative del flusso dei documenti, affidate all’Ufficio preposto, questo sistema offre la possibilità di gestire personalmente, ma da utente, a ciascun funzionario, la propria corrispondenza sia in arrivo che in partenza.

Funzionalità principali previste di:

  • Scheda di registrazione documenti con eventuali riferimenti interni od esterni, se ricevuto o spedito, numero di protocollo e data Generale, oggetto, mittente, destinatario ed eventuale assegnazione del procedimento con la descrizione del servizio ed il responsabile e di altri servizi collaboranti al procedimento;
  • Inserimento automatico del numero di protocollo e della data nel formato previsto dalla normativa in vigore;
  • Possibilità, all’atto della registrazione dei dati, di ricerche incrociate atte a raggruppare tutti i documenti di ogni singolo procedimento
  • Disponibilità di doppie liste per l’inserimento dei dati riguardanti il mittente ed il destinatario in maniera automatica
  • Accettazione e rilascio ricevuta in tempo reale;
  • Possibilità di inserire i documenti come immagini tratte da scansione direttamente gestibili dalla procedura o di collegare qualsiasi file esterno con il controllo ad impronta digitale del file collegato;
  • Attivazione del gruppo dei documenti relativo al procedimento in atto e possibilità di annotazioni per singolo documento innestato al gruppo;
  • Funzioni di ricerca e selezioni generalizzate ma controllate da livelli di accesso e di permessi stabilite dal responsabile del servizio protocollo;
  • Stampe statistiche dell’archivio generale;
  • Stampe statistiche parziali dell’archivio per anno;
  • Stampe statistiche mensili per il controllo a livello numerico del flusso documentale;
  • Stampa del Registro Generale del Protocollo;
  • Stampa del registro giornaliero;
  • Stampa del registro per unità con possibilità di stampa su file HTML, CSV, MS Excel, TXT ecc.;
  • Stampa del registro degli errori in registrazione;
  • Stampa del registro dei login di accesso e di modifica dei dati;
  • Gestione dell’archivio storico del protocollo;
  • Gestione della movimentazione per l’archivio storico;
  • Gestione del registro delle ordinanze;
  • Gestione e stampa del registro dei procedimenti cosiddetti complessi o raggruppati ( previsto dalla normativa in vigore);
  • Assegnazione automatica dei processi
  • Gestione delle procedure speciali che riguardano le seguenti fasi:
  • Annullamento di una registrazione;
  • Modifica di una registrazione;
  • Inizializzazione del numero di protocollo;
  • Administrator system

 

(la gestione delle procedure speciali è prerogativa esclusiva del responsabile)

  • Personalizzazione servizi e relativi Responsabili del Procedimento;
  • Controllo numerico generale o per singoli servizi;
  • Possibilità di collegamento esterno tramite una normale linea telefonica ADSL
  • Istallazione e gestione di sedi remote direttamente dall’ufficio Protocollo
  • Interrogazione tramite password praticamente da qualsiasi luogo
  • Il servizio offerto da PROTOS non si limita quindi alla gestione del NUCLEO MINIMO del PROTOCOLLO, ma si estende facilmente alla GESTIONE DOCUMENTALE ed ARCHIVIAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI per la quale offre innovative capacità di acquisizione e memorizzazione compressa. Tale caratteristica consente di archiviare otticamente una notevole quantità di documenti riducendola però di dimensioni (zippaggio ed estrazione automatici) quando non è visionata.
  • Controllo sistematico di sicurezza per i files esterni collegati alla banca dati
  • Possibilità di pubblicazione dei dati su internet o su intranet per la gestione totale dei processi produttivi e per la loro  relativa pubblicazione.

(il collegamento viene effettuato utilizzando PROTOS – NET ASP e nel rispetto della legge sulla Privacy )

  • Ambiente di lavoro: Microsoft Windows 98/Me/ XP Home, Windows NT/2000 Professional/XP – WIN 2003 server
  • Possibilità di Integrazione completa con altri moduli (U.R.P., Ufficio Tecnico, Gare ecc.)
  • Collegamento in RETE (Windows 98/Me/XP, Windows NT/2000, Win2003 Server NOVELL ecc.).
  • Riservatezza garantita dalla gestione di Passwords con multipli livelli di accesso, secondo delle abilitazioni dell’utente, e dal doppio controllo dei permessi.
  • Garanzia di Integrità dei dati grazie alla sicurezza assicurata da funzioni hashing che controllano l’impronta elettronica dei files collegati (come da condizioni A.I.P.A. 2002);
  • Supporto diretto per altri clients esterni (es.: provincia, regione, sovrintendenza ecc.) tramite XML, http, ODBC;
  • Interrogazioni tramite SQL
  • Procedure di Back-up per la necessaria Sicurezza dei dati garantita da MAKE Security;
  • Controllo e gestione del flusso documentale e dei flussi di lavoro di tipo “aperto” e con la importante funzione di timing, ovvero la possibilità per ogni singolo procedimento, di verificare il rispetto della tempistica e delle scadenze imposte dalla legge.
  • Il motore DataBase NexusDB che gestisce i dati è un client/server reale e NON usa driver lenti come gli ODBC. Inoltre consente di gestire agevolmente tabelle di oltre 16 Terabytes (!!) cadauna, (per dare un’idea: alcuni clienti usano tabelle con oltre 500.000.000 di record). In realtà il limite è soltanto del sistema operativo utilizzato sul server hardware.
  • In caso di acquisto del software di alta qualità Protos in modalità INTERPRISE siamo in grado di offrire la seguente migliore, imperdibile offerta che riduce i costi in modo esponenziale, nei casi di molte installazioni all’interno della singola sede, e consente di avere in modalità INTEPRISE che consente l’istallazione illimitata di licenze all’interno dell’azienda.
  • Massima interoperabilità assicurata dal supporto XML e dall’utilizzo di protocollo di scambio dati con altri database che utilizzino il linguaggio SQL, come previsto dal C.N.I.P.A. (Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione) ex A.I.P.A. (Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione). Colloqui e scambi di informazioni con altri Enti o Amministrazioni varie potranno avvenire con il massimo della trasparenza e flessibilità. È ovvia l’esportazione sul web delle informazioni che riterrete opportuno diffondere.
  • L’installazione della procedura client su altre macchine può essere effettuata in modo semplice all’interno dell’ente anche da persone con un grado minimo di preparazione informatica.

Collegamento di altre periferiche esterne, timbratrici, etichettatrici, stampanti semplice e gestibile direttamente da programma.

confezione del software
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